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スプレッドシートのオーナー変更、共有や編集権限の譲渡など
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複数のメンバーで同じスプレッドシートを共有したいけど、データは触られたくないとか、編集権限のある人にしかファイルを見せたくないって事はありませんか？
こういった共有設定を出来るのがオーナー権限で、いわば管理者です。同じ社内だけでなく、取引先など外部とのトラブル防止の為にも、スプレッドシートのオーナー変更や編集権限を設定しておくと安心です。
なぜなら、会社などではスプレッドシートのオーナーが退職する事もあり、権限を持ったままの状態でオーナーが突然いなくなるのは大事です。意図せずデータを編集される心配やファイルそのものを削除されてしまう危険もあり得ます。
つまり、あらかじめ誰がオーナーなのか確認しておく事や、必要であれば権限の譲渡までを行っておく必要がある訳です。
ファイルの共有やオーナー変更に関する問題には次の様なものがあります。
- スプレッドシートのオーナー変更ができない
- スプレッドシートの編集もできない
- スプレッドシートを削除されてしまう
- スプレッドシートから情報漏洩してしまう
この記事では、Googleスプレッドシートのオーナー変更やファイルの共有方法について、注意点も交えて解説しています。
スプレッドシートの共有とは？
スプレッドシートの共有とは、自分が作成したスプレッドシートを他の誰かと共同で扱う事を指します。
自分が最初に作成したファイルは初期設定では自分がオーナーです。オーナーはそのファイルに対するすべての権限を持っています。
例えば、会社で社内メンバーと一緒にファイルを編集したい場合はその相手に編集権限を与えたり、逆に編集はさせず、閲覧だけはさせるといった事が可能です。
仕事や学校で他の人とデータを共有する場合、権限の設定が適切か考えましょう。ファイルを一緒に編集する事もあれば、閲覧だけでデータを触らせたくない事もあります。
逆に誰かが作ったファイルを共有してもらう場合、権限が付与されているか確認しておきましょう。
スプレッドシートのオーナー変更
オーナー変更はGoogleのファイルとフォルダが対象です。ファイルとフォルダの権限は別々なので、必要に応じてそれぞれに設定する必要があります。
追加したユーザーに 「オーナー権限の譲渡」を選択する
ユーザーを追加すると「オーナー権限の譲渡」という選択項目が選べるようになります。
選ばれたユーザーがスプレッドシートへアクセスすると、「オーナー権限の譲渡を承諾しますか？」というメッセージが表示されます。
「承諾」もしくは「拒否」のどちらかを選択してもらいましょう。
オーナー権限の譲渡をリクエストした後は？
譲渡したい人にメールで通知が届きます。相手が承諾されると、自分の権限は「編集者」になります。承諾されるまでのあいだはオーナーのままの状態です。
※承諾されるまではオーナー権限の譲渡をキャンセルする事も出来ます。
会社などの組織においては、ファイルを扱う担当者が変わる事はよくありますし、退職するかもしれません。そういった場合は担当者のオーナー権限を次の担当者に譲渡します。
オーナーは他のユーザーを削除する事も出来ますので、必要なくなった担当者を忘れずに削除しておきましょう。
オーナー変更はパソコンからのみ
Googleのドキュメントエディタヘルプによると、AndroidやiPhone、iPadからオーナーは変更出来ないのでパソコンからアクセスしましょう。
スプレッドシートの編集権限の変更
スプレッドシートで扱うデータを複数人で扱う事はよくあります。その際、意図せず誰かにデータを触られたくない事もあるでしょう。
スプレッドシートを共有する際、ファイルに権限の設定をしておけば安心です。
スプレッドシートの共有方法は2つありますのでそれぞれの方法を解説します。
- スプレッドシートを共有する相手を追加する方法
- スプレッドシートのURLでファイル共有する方法
スプレッドシートを共有する相手を追加する方法
STEP
スプレッドシートを共有する方法の1つ目は、ファイルの共有相手を追加する方法です。業務に直接関わる担当者や取引先の担当者など、相手が特定できる場合におすすめです。
①ユーザーやグループを追加する
アクセスできるユーザーには、ファイルを作った人がオーナーとして設定されています。新たにファイルを共有したいユーザーのGmailアドレスを指定します。
ファイルを共有するメンバーを指定する際に、編集者や閲覧者など権限の指定も一緒に行います。送信ボタンを押すと、アクセスできるユーザーに共有メンバーが追加されます。
相手に伝わる様に【通知】にチェックを入れておくとファイル共有された事が伝わるので親切です。
先程指定したメンバーが「アクセスできるユーザー」に追加されました。ここで改めて、編集権限を変更する事も出来ます。
ファイル共有を止めたい時は？
会社ならプロジェクトから外れる人や退職する人などが定期的に出てきますよね。つまり、関係なくなった人とファイル共有したままでは情報漏洩の心配があります。
ここでは【オーナー権限の譲渡】と【アクセス権を削除】を設定出来る様になっています。会社であれば、プロジェクトから外れたメンバーや退職者のアクセス権を削除しておくと良いでしょう。
自分自身がオーナーで、別のメンバーにオーナーを交代する場合は【オーナー権限の譲渡】で別の方にオーナーを設定しておきます。
スプレッドシートのURLでファイル共有する方法
STEP
スプレッドシートを共有する方法の2つ目は、ファイルのURLへアクセスしてもらう方法です。リンク先さえ知っていれば、共有相手を個別に追加せずにファイル共有できるので、大勢の人が利用する際は便利です。
「制限付き」と「リンクを知っている全員」の2種類あり、違いは権限を個別に設定出来るかです。
①リンクを知っている全員
スプレッドシートにはそれぞれ固有のURLがあり、そのURLへアクセスした人は全員ファイルを閲覧する事が出来ます。
初期設定では閲覧のみですが、仕事で共同編集する相手は「編集者」に変更するなど、必ずファイルの権限を設定しておきます。
②リンクをコピー
編集権限を変更した後【リンクをコピー】ボタンをクリックし、スプレッドシートのURLをコピーします。あとはファイル共有したい相手に直接そのURLを教えておきましょう。
便利な反面、リンク先のURLが意図しない人に漏れてしまう危険性もあります。
まとめ – オーナー変更と共有設定は忘れずに行う
複数人でファイル共有する場合は必ず権限と共有の設定をしましょう。オーナーや編集者など、きちんと権限を振り分ける事でトラブルを防ぐことが出来ます。
無料なのでエクセルよりも手軽に使えますし、あえてエクセルと使い分ける事もあります。
仕事であれば知っていないと困りますよね。この記事が参考になれば嬉しいです。
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